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技巧 | 如何提高效率,用20%精力搞定80%的任務?

原創
2020-04-25  小胖裙子

    你在工作中,有沒有過類似的經歷?

    - 計劃好早上搞定一份文案,結果跟人聊了半天沒寫幾個字;

    打算用2個小時構思一份市場策略,結果竄出來一堆瑣事讓你分心;

    和別人約好了見面,因突發事件太多,把人家曬在一邊……

    工作中總有那么多意外,打得我們措手不及。明明認為自己提前安排好了,最后卻總是計劃趕不上變化。

    那么,有沒有方法能幫我們力爭,用20%的精力搞定80%的任務呢?

    有!往下看。

    01



    很多事情不是智力問題,而是專心程度


    我們沒辦法在長達數小時的時間里一直保持高效率,那不是人類,而且這過程是很煎熬的,需要忍住很多想做的事情不去做,白白消耗了意志力。

    小時候學過一篇古文《學弈》,圍棋大師弈秋教兩個人下棋,其中一個人專心致志,而另一個人卻想著拿箭射天鵝的事,所以后者沒有前者學的好。

    這個故事旨在告訴我們:很多事情不是智力問題,而是因為專不專心的事。
    但是你有沒有想過,也許根本不是因為前者是專心的人,后者不是。
    而是碰巧在來學習的路上,后面那個人看到了一群天鵝,而且他特別喜歡射箭,導致他分心的不是他的性格,而是分心之物和分心之心,這兩者都可以通過事先的準備來排除,從而讓他專心學習。
    本篇文章主旨就是通過六大步驟,幫助你在執行任務之前,消滅所有分心因素,讓你由外到內都心無旁騖。

    02



    心無旁騖 六大步驟


    所謂,智者支配環境,無能者受制于環境。

    Step 01:改變你最大的外環境:你身處的地方。

    環境對人的影響作用巨大,要不孟母何必三遷。
    當你打算開始專注做事時,第一步就是要改變你最大的外環境,,從而達到減少分心,這個外環境就是你身處的地方。
    小麗辭掉工作,全職在學校學她喜歡的專業,但是卻沒辦法把時間利用起來好好學習。
    她覺得自己懶,問她平時在哪里看——宿舍。
    實際上,宿舍家里之類的都不是學習的最佳場所。
    我們有吃有喝,有床可以躺,那是個只適合放松休息的地方。如果小麗每天都去自習室的話,她的學習效率會高出很多,安靜的圖書館和嘈雜的麥當勞相比,圖書館一定更容易讓你不費心的專注。
    一個更清靜的環境,除了專心做事兒之外,其他能做的事情極其有限。
    所以當你想認真干點兒什么的時候,尤其是工作以外,你希望充電學習提高,請你移步到家以外的地方,那里的一小時,頂得上你家里的兩三個小時。

    Step 02:改變你身處的小環境:留下必備物品,對會使你分心的物品斷舍離。

    如果你的大部分時間都已經被工作吸走,你也確定沒法去改變你的辦公室這個大環境,沒關系,你可以直接執行第二步,改變你的工作小環境。
    對于上班族來講,工作的小環境主要就是你的辦公桌,桌面上的小各種零食、小吃、小寵物…時時刻刻都會勾搭你分心。
    把辦公桌整理好,就能讓你進一步獲得專注。
    首先,你應該斷舍離一下,把所有不必要的物品都從你的視覺中移除,該扔扔,該歸檔歸檔,該給人的給人,做到眼不見心不亂,這樣就只留下了最常用的物品,這些東西要擺放在固定的位置上。每次不用多想,拿起就用,用完了就放回原處。
    你有沒有發現,你自己或者你的同事,經常有找不到自己的筆或者眼鏡之類的?
    那基本是因為沒養成物歸原處習慣,東西沒有所謂的原處,隨手就亂扔,每次找東西的時間足夠去夏威夷旅游一周。
    辦公桌上的抽屜最好不用,要用也就只用一個,其他幾個抽屜最多用來存放不常用的存檔文件。所有歸檔的資料都要挪走,擺放在其他地方,千萬不要堆在桌面上,只會越堆越高,找東西不好找。
    別小瞧那一摞東西堆在那兒,天天眼睛瞅著它們,效率肯定降低。
    如果你的視野范圍內有手機,你總忍不住想看消息有沒有被回復,快遞是不是在路上,你總能找到理由拿起它。
    專心工作時,手機的正確擺放姿勢是:屏幕朝下扣著放,靜音。
    這樣可以斷絕手機屏幕上的干擾,更進一步你最好把手機也一并移出視線,放進抽屜里,或塞進書包里;如果你使用筆記本電腦,可以直接把手機放在電腦屏幕的后面。
    有一個物品,你的辦公桌上是必不可少的,那就是時鐘。
    把它擺在抬眼就能看到的地方。
    如果你想做個效率的達人,就得培養自己的時間感知,并且時刻注意到時間的流逝,設置時鐘每隔15分鐘一次報時,不是為了別的,而是要通過這些不用自己費勁的手段讓自己產生緊迫感。

    Step 03:整理電腦環境。

    現代人工作越來越依賴電腦,即使周圍空無一物,電腦里能讓你分心的東西也超級多。比如在電腦的工具欄,和收拾桌面兒的道理一樣,工具欄只有文件夾和瀏覽器,視覺上保持最低限度的干擾。
    在需要深度專注工作時,不建議你打開即時通訊工具。
    可以使用工具rescue time,統計你每天在電腦上使用即時通訊工具的時間,假如你一天花一小時用在它們身上,你分心的時間至少是兩小時,因為這類工具會隨時打斷我們,使我們的精力從當前工作中抽離,發完信息之后,還得努力聚焦接上剛才的工作,這么一打斷,工作效率大幅度下降。
    工作和睡覺類似都是分階段的,你從最開始較為低效的睡眠階段逐漸進入到較為深度睡眠階段。如果過程中有人拍醒你,你是沒辦法從剛才的階段接著睡的,只能從頭來過一夜,如此,即使你一直在睡覺,你的精力也無法有效恢復。
    同樣工作如果不斷的被打亂,就無法深入進行。必須得有一段整塊的專注思考和投入的時間,才能有效的把它完成,而我們進入那種狀態需要時間。

    Step 04:調息靜心。

    從外環境進入到內環境,保持調息靜心,這是一種呼吸練習。
    通過有規律的深呼吸,使自己心率降低,內心平靜,祛除雜念,在這樣的狀態下,人做事兒會更加穩當,更容易集中精力。
    具體的呼吸方法是:自然的深吸氣,到頭兒稍微停頓一下,然后自然地呼吸到頭兒,如此反復2-5分鐘,就可以引導自己接下來一段時間的工作,保持良好的狀態。

    Step 05:帕金森。

    改變我們對所要執行的任務的感知,創造專注的條件,這就是帕金森。
    帕金森是一位英國的政治學家,他對時間效率問題相當有研究,他發現:人的專注時間有限,通常只在任務執行前30分鐘,效率逐漸提高,峰值之后很快就會迅速降低。
    而要想讓先開始啟動的工作效率高,則要盡快使自己進入“心流”的狀態。
    心流,描述一種將個人精力完全投注在某種活動上的感覺。
    而要達到心流的狀態,我們所執行的任務需要有一些條件:
    • 有明確的目標;
    • 有即時反饋;
    • 我們對活動有掌控感,力所能及且有一定挑戰。
    帕金森發現,如果你有一份2小時的工作,卻有8小時的時間,你很可能用8小時才磨洋工式的反對把這個工作完成。
    核心的原因,你并不清楚應該花多久來完成這個工作,于是就會有多長時間用多長時間。
    而通過自然計劃法,你已經可以在頭腦中模擬一遍任務的執行過程,這就意味著,你可以比較準確估計行動所需花費的時間,并精確到分鐘,當你知道當前的任務需要25分鐘完成時,你就更可能用25分鐘搞定,效率就這么出來了。

    Step 06:在執行的過程中主動碎片:把任務和放松統統打碎。

    根據帕金森定律,我們沒辦法在長達數小時的時間里一直保持高效率,那不是人類,而且這個過程是種煎熬,需要忍住很多想做的事情不做,那就白白消耗了意志力,與其努力強逼自己,不如干脆把任務和放松統統打碎。
    任務用蛋糕切分法切到30分鐘以內,執行的時候完成一個任務,就用2-5分鐘放松休息一下,喝水走動走動,看會兒手機,而不是接著去干另外一個任務。
    這樣兒有張有弛我們不會覺得累,該干的也干了,而且一旦開始工作就能快速進入狀態,并且高效執行,難道這不是最理想的狀態?
    所以,效率達人并非在執行時他們有何不同,他們的前期準備往往都是你看不到的。
    不是他們不容易分心,而是他們提前通過改變大環境、工作環境和電腦環境避開了分心的因素,通過調息來調整了自己的心境,通過對任務的管理和計劃實現了碎片化的結果。

    03



    總結


    最后,我們來總結回顧一下“用20%精力搞定80%的任務”的六大步驟:
    Step 01,改變你最大的外環境:你身處的地方。
    Step 02,改變你身處的小環境:留下必備物品,對會使你分心的物品斷舍離。
    Step 03,整理電腦環境。
    Step 04,調息靜心:通過有規律的深呼吸,使自己的心率降低,內心平靜,去除雜念。
    Step 05,帕金森:改變我們對所要執行的任務的感知,創造專注的條件
    Step 06,在執行的過程中主動碎片化:把任務和放松統統打碎。
    以上提到的方法,希望你能用起來,只有真正用了它才是你的。

    如果我的方法真的幫到了你,使你真正得到改善,那么也請你幫我轉發給更多有需要的人,謝謝你。

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